Claves para organizar y conseguir un evento de éxito

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Claves para organizar y conseguir un evento de éxito

Publicado el miércoles, 5 diciembre, 2018

¿Estás pensando en realizar un evento de éxito para tu marca o empresa? ¿Sabes cómo organizarlo pero no alcanzas tus objetivos? Desde PZT, te damos unas cuantas claves para alcanzarlos.

Sabemos que organizar un evento o fiesta es complicado porque hay que abarcar muchos detalles y acciones que algunos de ellos puede que se nos lleguen a escapar o se nos olviden. Debemos detallar que todos los eventos no son iguales, cada marca y cada empresa ofrecen unos productos y servicios diferentes o muy parecidos pero siempre buscan destacar y dar un valor añadido.

Hay muchas empresas que ayudan a las marcas a organizar estas acciones, dedicadas expresamente a realizar este tipo de eventos y que las empresas pueden apoyarse en ellas, pero aun  así deben de conocer los procesos y los pasos exactos o más acertados para que todo salga lo mejor posible.

perfiles profesionales ¿Cuál es la gran ventaja de estos eventos?

Para realizar un evento de éxito es imprescindible planificar una estrategia global basada en una serie de claves con las que consigamos los objetivos que buscamos, transmitir los valores de marca y generar experiencias que sean recordadas por los clientes y el público que asista.

Todo esto lo podemos resumir en que la gran ventaja de organizar un evento de éxito es: reforzar la imagen de marca y la reputación de la organización.

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perfiles profesionales ¿Qué claves son necesarias para un evento de éxito?

Desde PZT, te damos una serie de claves que se tienen que tener en cuenta si tu marca o empresa quiere realizar un evento.

1.- Tener claro el objetivo principal.

¿Qué queremos conseguir con el evento? ¿Qué buscamos y necesitamos para conseguirlo? Debemos de tener en cuenta que nuestros clientes tienen que tener un buen motivo para acudir y hay que reforzarlo.

2.- Qué vamos a transmitir.

Los asistentes deben salir de la actividad con conocimiento de la marca, sus valores, su imagen… Para ello, es necesario saber transmitir la esencia principal de la marca a través de diferentes factores como el diseño, los colores, los escenarios, las actividades, el catering (en caso de que haya), etc.

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3.- Elaborar una guía de pasos.

Seguir un plan detallado donde conozcamos qué se necesita hacer en cada momento es primordial para que el evento tenga éxito. Por ejemplo el timing, los mensajes que se van a transmitir, el contenido, el merchandising, la decoración, el presupuesto que nos va a suponer llevar a cabo todo…

4.- Generar experiencias y ponerse en la piel del cliente.

¿Qué le gustará encontrarse al público? Hay que saber con qué acciones o elementos podemos satisfacer sus necesidades y deseos porque si sale con positividad y satisfacción se traducirá en beneficios para la empresa.

Por otra parte, realizar eventos personalizados, originales y únicos es un plus muy valorado por el cliente ya que le estamos proporcionando ese valor añadido.

5.- Cuidar todos los detalles.

  • Lugares del evento. Debemos tener en cuenta no solo los metros cuadrados sino la accesibilidad al local, el tamaño y el objetivo que has fijado para el evento, así como el número de invitados. Si la ubicación del local es complicada de encontrar, facilita mapas de cómo llegar o si tenemos gran presupuesto, incluso podemos facilitar un medio de transporte. Hay que fijarse en todas las características que te ofrece el sitio y tener en cuenta los posibles contratiempos meteorológicos que puedan surgir, por lo que tener un plan B no está de más.
  • Tecnologías y equipos visuales. Van ligados de la mano al lugar donde se vaya a realizar la actividad. Por ejemplo: pantallas, proyectores, altavoces… Siempre hay que realizar pruebas con antelación e incluso antes de que lleguen los invitados. Contratar a un fotógrafo experto es un plus, ya que la mayoría de clientes sacarán sus teléfonos móviles pero siempre surge algún problema y acaban desapareciendo. Un fotógrafo inmortaliza la mayor parte de momentos que se dan en la fiesta haciendo posible que tanto el cliente como la empresa obtengan los resultados finales.
  • Catering. Es una de las cosas más valoradas y recordadas por el cliente. Es necesario que le dediques tiempo y atención. Actualmente, se apuesta por un menú tipo cocktail o Finger Food donde tanto la empresa como los clientes van a poder relacionarse mientras degustan la gastronomía.
  • Decoración. La mayoría de eventos se rigen por la temática y el ambiente. Hay que estar atentos a cada detalle porque es un punto clave para marcar la diferencia. Podemos apostar por la sencillez y el buen gusto como por una decoración más extravagante pero en su justa medida.
  • Merchandising. Un pequeño detalle siempre es valorado y a todos nos hace ilusión. Si se personaliza con colores o algo representativo de la marca harás al mismo tiempo publicidad propia.
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6.- Recurrir a personas claves para el evento.

Estas personas pueden ser ponentes o incluso artistas que amenicen la velada, dependiendo del tipo de evento que se quiera realizar. Hay que ponerse en contacto con ellos con mucha antelación, sobre todo deben tener claro el objetivo que se quiere conseguir con esta actividad, su tiempo de participación y el tipo de clientes que asistirán.

Esta parte no siempre es existente en muchos eventos porque son “sustituidos” por altavoces y una música de fondo. Al gusto de cada empresa o marca.

7.- Promocionar el evento.

Con esta generación, las redes sociales son el mejor medio para promocionar e informar sobre tu evento. Al igual que la web corporativa, el envío de invitaciones por emailing, las notas de prensa a los medios de comunicación, los blogs propios de la marca, etc.

Hay una variedad de canales a los que la empresa puede recurrir y hacer un buen uso de ellos le puede suponer tener una gran promoción del evento, no solo hacia sus clientes fidelizados sino también para captar nuevos y llamar su atención.

8.- Tras el evento, mide y analiza los resultados.

Conocer los puntos fuertes y débiles que se han tenido durante el evento es imprescindible para las acciones futuras de la marca. Por ello, medir y analizar cómo se han sentido nuestros invitados, qué recuerdan o qué han valorado más es un punto a tener en cuenta.

 

En resumen, una correcta organización conlleva a un evento de éxito. Ante cualquier contratiempo, afrontarlo con calma y una actitud positiva te hará buscar y realizar una buena solución.

 

 

 

Alejandra Arribas
alejandra@posizionarte.com

Community Manager

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